Как организовать офисный переезд
Вопросы, возникающие по поводу того, каким образом подготовиться и без проблем организовать офисный переезд всей компании с одного места на другое, требует уточнения общего объема планируемой транспортировки вещей, мебели и оргтехники, с акцентом на действующие тарифы в выбранном сегменте. В деталях продуманная схема с процедурой разборки, специальной упаковки предметов офисной обстановки, поможет на деле понять – как организовать офисный переезд с минимальными затратами средств.
Что важно знать об организации и подготовке офисного переезда?
Прежде, чем планировать недорогую аренду спецтранспорта или заказать профессиональную автоперевозку, придется изначально определиться с бюджетом затрат как по деньгам, так и времени с ориентиром на объемы выполняемых работ на подготовку, упаковку, погрузку, транспортировку, выгрузку и установку перевозимых вещей и оргтехники на заранее подготовленном месте. Как правило, приходится перевозить: офисную мебель, оргтехнику, спецоборудование и сейфы.
Уточнив у экспертов профильного центра общее время на эту достаточно кропотливую, ответственную процедуру, а также проконсультировавшись по традиционным вопросам о том, как организовать переезд офиса, новые и постоянные клиенты смогут изначально определиться, чем следует заняться ответственным лицам в первую очередь, а именно:
- После того, как официально подписан договор с выгодными условиями аренды нового офиса, следует заранее определиться с точной датой для срочного переезда офиса на выбранное и подготовленное для этого место.
- Важно, уточняя как организовать офисный переезд по ранее отработанным схемам, акцентировать внимание на том, что руководитель офиса должен заранее предупредить своих сотрудников об этом событии (селекторная связь/собрание/электронная почта/СМС).
- При необходимости лучше предварительно пройтись с другими ответственными лицами по отделам старого офиса с целью определиться в последовательности действий и оптимизации планируемого процесса.
- Думая о том, как грамотно организовать переезд офиса, рекомендовано на новом месте продумать детальную планировку рабочих мест своих сотрудников, а также проконсультироваться у профи – как лучше расположить предметы офисной обстановки: мебель, оргтехнику, спецоборудование.
- Среди организационных моментов в работе с реальными клиентами, также придется заранее акцентировать свое внимание на том, чтобы запланированный переезд офиса прошел с минимальным дискомфортом для новых, постоянных заказчиков – для этого потребуется заранее официально оповестить всех посетителей офиса о новом месте расположения центра.
- Придется подумать и о партнерах по бизнесу, указав в сообщениях новый адрес офиса с картой максимально оперативного проезда к новому месту.
Зная уже, как лучше организовать офисный переезд в своем городе или за его пределами, лица ответственные смогут напрямую обратиться за этой услугой сразу к нескольким компаниям-перевозчикам, чтобы запросить обновленную форму прайс-листа с действующими ценами. Кроме этого, придется сориентироваться с общим объемом планируемых работ, ведь на оперативную организации и подготовку офисного перемещения, может уйти от одной недели и практически до полутора месяцев.
От чего зависит оперативность в организации и подготовке переезда офиса
Изначальная слаженность, согласованность всех действий, во многом определяется идеально составленной схемой запланированного объема офисных работ. Для этого лучше всего заранее проконсультироваться у опытных экспертов-логистов по сборным грузоперевозкам, которые со знанием дела готовы помочь найти ответы на вопрос как организовать офисный переезд, при этом подскажут, что:
- ценно иметь поэтапный план запланированного перемещения всего офиса или только филиалов;
- кроме подготовки нового места для расположения предметов обстановки интерьера офиса, стоит заранее назначить ответственного координатора на этот процесс;
- составив перечень запланированных работ со схемой, а также перечень с расположением рабочих мест, придется продумать подключение необходимых офисных коммуникаций, утвердить организационные сведения у директора;
- для оперативности в исполнении намеченного объема, существенно грамотно провести полную инвентаризацию с составлением детального перечня, куда войдут сведения об имеющихся на балансе организации: оборудования, предметов офисной мебели, оргтехники, архива документов фирмы.
Назначенный официально координатор обязан предварительно согласовать правила и условия организованного офисного переезда с представителями собственников «старого» офиса. Кроме этого, он отвечает за закупку упаковочных материалов, аренду грузового спецтранспорта, включая заявки на услугу грузчиков или сервис специализированных компаний-перевозчиков.
Нужно изначально детально знать нюансы, определенные тонкости на тему как организовать офисный переезд, иметь под рукой полную ведомость транспортируемых вещей и спецоборудования.
Что придется выполнить в процессе подготовки и организации переезда офиса?
Даже зная в подробностях ответы на вопросы как организовать офисный переезд, придется соблюдать установленный регламент схемы этого достаточно сложного и трудоемкого процесса, чтобы потом не заниматься поиском утраченных/исчезнувших бесследно вещей или потерянного архива. Профи советуют строго придерживаться алгоритма действий:
- Провести оперативное совещание по вопросам организации офисного переезда с участием ответственных сотрудников с объяснением поставленных задач и указанием последовательности в утвержденной схеме действий.
- Выполнить упаковку документов, инвентаря, предметов обстановки и архивов с использованием маркировки коробок с описью грузовых мест с ориентиром на отделы и составлением сводной ведомости готовых к отгрузке: вещей, мебели, оргтехники.
- Накануне перемещения в другое здание, район/город, лучше заранее выполнить на новом месте системное подключение нужных в работе коммуникаций (сервера/мини-АТС), чем занимается системный администратор, а также провести влажную уборку.
В день переезда выполняют вынос, погрузку в спецтранспорт всех вещей, в том числе предметов мебели, оргтехники с фиксацией фактов о наличие предметов в специально подготовленной ведомости. По прибытии на точку выгрузки, зная как организовать офисный переезд, понадобится немедля выполнить разгрузку, доставку в помещение с распаковкой мебели, предметов спецоборудования, сейфов и архивов, с уточнением по общей ведомости информации о том, что все находится на своих местах.
Придется в день «новоселья» сразу немедля подключить оргтехнику, проверить сразу исправность сети коммуникации и корпоративной связи. Существенно позаботиться о расстановке по рабочим местам столов сотрудников и размещении канцелярских принадлежностей. В приемной понадобится оформить стены информационными стендами для посетителей и использовать аналогичные средства, используемые в рекламе, маркетинге.