Как организовать офисный переезд

Прежде, чем планировать недорогую аренду спецтранспорта или заказать профессиональную автоперевозку, придется изначально определиться с бюджетом затрат как по деньгам, так и времени с ориентиром на объемы выполняемых работ на подготовку, упаковку, погрузку, транспортировку, выгрузку и установку перевозимых вещей и оргтехники на заранее подготовленном месте. Как правило, приходится перевозить: офисную мебель, оргтехнику, спецоборудование и сейфы.

Уточнив у экспертов профильного центра общее время на эту достаточно кропотливую, ответственную процедуру, а также проконсультировавшись по традиционным вопросам о том, как организовать переезд офиса, новые и постоянные клиенты смогут изначально определиться, чем следует заняться ответственным лицам в первую очередь, а именно:

1. После того, как официально подписан договор с выгодными условиями аренды нового офиса, следует заранее определиться с точной датой для срочного переезда офиса на выбранное и подготовленное для этого место.
2. Важно, уточняя как организовать офисный переезд по ранее отработанным схемам, акцентировать внимание на том, что руководитель офиса должен заранее предупредить своих сотрудников об этом событии (селекторная связь/собрание/электронная почта/СМС).
3. При необходимости лучше предварительно пройтись с другими ответственными лицами по отделам старого офиса с целью определиться в последовательности действий и оптимизации планируемого процесса.
4. Думая о том, как грамотно организовать переезд офиса, рекомендовано на новом месте продумать детальную планировку рабочих мест своих сотрудников, а также проконсультироваться у профи – как лучше расположить предметы офисной обстановки: мебель, оргтехнику, спецоборудование.
5. Среди организационных моментов в работе с реальными клиентами, также придется заранее акцентировать свое внимание на том, чтобы запланированный переезд офиса прошел с минимальным дискомфортом для новых, постоянных заказчиков – для этого потребуется заранее официально оповестить всех посетителей офиса о новом месте расположения центра.
6. Придется подумать и о партнерах по бизнесу, указав в сообщениях новый адрес офиса с картой максимально оперативного проезда к новому месту.

Зная уже, как лучше организовать офисный переезд в своем городе или за его пределами, лица ответственные смогут напрямую обратиться за этой услугой сразу к нескольким компаниям-перевозчикам, чтобы запросить обновленную форму прайс-листа с действующими ценами. Кроме этого, придется сориентироваться с общим объемом планируемых работ, ведь на оперативную организации и подготовку офисного перемещения, может уйти от одной недели и практически до полутора месяцев.

От чего зависит оперативность в организации и подготовке переезда офиса

Изначальная слаженность, согласованность всех действий, во многом определяется идеально составленной схемой запланированного объема офисных работ. Для этого лучше всего заранее проконсультироваться у опытных экспертов-логистов по сборным грузоперевозкам, которые со знанием дела готовы помочь найти ответы на вопрос как организовать офисный переезд, при этом подскажут, что:

• ценно иметь поэтапный план запланированного перемещения всего офиса или только филиалов;
• кроме подготовки нового места для расположения предметов обстановки интерьера офиса, стоит заранее назначить ответственного координатора на этот процесс;
• составив перечень запланированных работ со схемой, а также перечень с расположением рабочих мест, придется продумать подключение необходимых офисных коммуникаций, утвердить организационные сведения у директора;
• для оперативности в исполнении намеченного объема, существенно грамотно провести полную инвентаризацию с составлением детального перечня, куда войдут сведения об имеющихся на балансе организации: оборудования, предметов офисной мебели, оргтехники, архива документов фирмы.

Назначенный официально координатор обязан предварительно согласовать правила и условия организованного офисного переезда с представителями собственников «старого» офиса. Кроме этого, он отвечает за закупку упаковочных материалов, аренду грузового спецтранспорта, включая заявки на услугу грузчиков или сервис специализированных компаний-перевозчиков.

Нужно изначально детально знать нюансы, определенные тонкости на тему как организовать офисный переезд, иметь под рукой полную ведомость транспортируемых вещей и спецоборудования.

Даже зная в подробностях ответы на вопросы как организовать офисный переезд, придется соблюдать установленный регламент схемы этого достаточно сложного и трудоемкого процесса, чтобы потом не заниматься поиском утраченных/исчезнувших бесследно вещей или потерянного архива. Профи советуют строго придерживаться алгоритма действий:

1. Провести оперативное совещание по вопросам организации офисного переезда с участием ответственных сотрудников с объяснением поставленных задач и указанием последовательности в утвержденной схеме действий.
2. Выполнить упаковку документов, инвентаря, предметов обстановки и архивов с использованием маркировки коробок с описью грузовых мест с ориентиром на отделы и составлением сводной ведомости готовых к отгрузке: вещей, мебели, оргтехники.
3. Накануне перемещения в другое здание, район/город, лучше заранее выполнить на новом месте системное подключение нужных в работе коммуникаций (сервера/мини-АТС), чем занимается системный администратор, а также провести влажную уборку.

В день переезда выполняют вынос, погрузку в спецтранспорт всех вещей, в том числе предметов мебели, оргтехники с фиксацией фактов о наличие предметов в специально подготовленной ведомости. По прибытии на точку выгрузки, зная как организовать офисный переезд, понадобится немедля выполнить разгрузку, доставку в помещение с распаковкой мебели, предметов спецоборудования, сейфов и архивов, с уточнением по общей ведомости информации о том, что все находится на своих местах.

Придется в день «новоселья» сразу немедля подключить оргтехнику, проверить сразу исправность сети коммуникации и корпоративной связи. Существенно позаботиться о расстановке по рабочим местам столов сотрудников и размещении канцелярских принадлежностей. В приемной понадобится оформить стены информационными стендами для посетителей и использовать аналогичные средства, используемые в рекламе, маркетинге.